Zo bezorg je je deelnemers voorpret

the-common-linnets-stevenen-af-op-britse-top-10-hitHet kan je niet ontgaan zijn: Nederland is tweede geworden op het Eurovisie songfestival.
Toch bijzonder dat bijna iedere Nederlander dat weet. Jij bent misschien niet eens zo’n songfestivalliefhebber. Je houdt niet van dat kitscherige spektakel. En toch zat je wellicht net als ik zaterdag te kijken.
Ja, de PR en de media en de deelnemers hebben voortreffelijk werk gedaan: onderhoudend, enthousiasmerend, de spanning opvoerend. Lekker gemaakt door alle verhalen over Ilse en Waylon, over de meest opmerkelijke deelneemster: Conchita. En: Nederland stond hoog in de peilingen. Zouden we dan misschien eindelijk weer eens winnen? Zo werd het songfestival een happening met verschillende verhaallijnen. Genoeg om ons te verleiden om te kijken.

Daar kunnen wij trainers wat van leren. 
Zouden onze trainingen niet veel meer een belevenis kunnen worden waar de deelnemers naar toe leven? Om in blijde verwachting en met goede zin hun opwachting te maken in je training.

Nu gaat het meestal zo:  ik geef me ruim op tijd op voor een training. Ik schrijf de data  in mijn agenda. Dat is maar goed ook, want pas drie dagen van tevoren ontvang ik een herinnering met het programma. Ik was allang vergeten waar de training precies over ging. Ik kijk snel waar ik ook al weer moet zijn en werp een blik op het programma.

Stel je voor dat je er op 5 december pas achterkomt dat het Sinterklaas is. Ja, je wist het natuurlijk wel, maar je was het glad vergeten. Alle voorpret is weg. Je hebt geen cadeaus gekocht of surprises gemaakt. Voor je het weet is het voorbij. Niet echt een leuk feest.

Maar zo gaat het vaak wel met je training.
Je stuurt een programma van tevoren. Misschien zelfs een voorbereidingsopdracht. Maar echt gericht enthousiasmeren? Juist die informatie geven die het hart van je deelnemers sneller kan doen kloppen? In verschillende stappen? Niet echt.

Dat kan anders! 

Deelnemers van tevoren enthousiasmeren en informeren zou een grote winst voor je training, opleiding of workshop kunnen zijn. Deelnemers weten veel beter wat het doel is van de training. Waarom het voor hen belangrijk is, wat er voor hen te halen is. Met wie ze samen gaan trainen. Ze leven er naartoe. Hebben voorpret.

En voor jou wordt het veel makkelijker. Je deelnemers herkennen je, zijn voorbereid en hebben er zin in, Jij kunt aan de slag met wat er je echt toe doet voor je deelnemers. Omdat weet wat ze bezighoudt en omdat je deelnemers  de belangrijkste informatie al hebben ontvangen.

tvt-model-voor-siteVoorbeeld
Voor onze congressen van Trends voor Trainers hebben we veel goodwill gekweekt door de (potentiële) deelnemers vooraf regelmatig van relevante en enthousiasmerende informatie te voorzien. Deelnemers die kwamen waren goed geïnformeerd en hadden er zin in.
Een paar richtlijnen voor het voortraject van je training
Wat zou je allemaal kunnen doen in het voortraject? Om te behinnen: hou het simpel en kort. Niemand zit er op te wachten overladen te worden met je enthousiaste berichten.

Simpel en kort dus. Maar wel meerdere keren. Om je een idee te geven wat zou kunnen geef ik een paar richtlijnen.

  • Zorg voor een persoonlijk bericht aan de deelnemers. Neem een video op, schrijf een mail, stuur een ansicht.
  • Voorzie de deelnemers van tevoren van relevante informatie. Maak een video, schrijf een artikel, deel de kennis die je hebt op voorhand. Doe er een duidelijke lees- kijkinstructie bij.
  • Vraag om (lastige) praktijksituaties. Niets heerlijker voor een trainer dan van tevoren te weten waar je deelnemers echt mee zitten. Vraag ze er concreet om. Via een mail, quiz, formulier.
  • Geef voorbeelden van wat ze met het resultaat van jouw training straks kunnen. Bijvoorbeeld door de verhalen van oud deelnemers te vertellen.
  • Stimuleer de deelnemers van tevoren elkaar al een beetje te leren kennen. (Als ze elkaar nog niet kennen en dat wel belangrijk is voor je training.). Bijvoorbeeld door een linkedingroep op te zetten.
  • Verdeel de voorbereiding in een aantal etappes. Een keer is te weinig om echt te enthousiasmeren en te informeren.

Is het niet veel werk?
Het is vast meer voorbereidingswerk dan je gewend bent. Maar een deel valt goed te standaardiseren. Je mails voor verschillende trainingen zullen op elkaar lijken.
Een video maken kost tijd, maar als je een training vaak geeft haal je die investering er dubbel en dwars uit. Hetzelfde geldt voor het geschreven materiaal, of de presentatie die je maakt. En trouwens, die moet je toch maken. Je haalt je voorbereidingstijd naar voren.

Maar overlaad je de deelnemers niet?
Het is natuurlijk niet de bedoeling je deelnemers te overladen. Dus geef ze alleen wat echt nodig is. Vraag ze alleen naar iets wat je echt gaat gebruiken in je training. Geef ze een paar verschillende hapjes achter elkaar, niet een vol bord in een keer.
Denk aan Sinterklaas als je vindt dat een keer mailen heus wel genoeg is. Hoe vaak mocht jij je schoen zetten?

Wat gaat het ook al weer opleveren?

  • Beter voorbereide deelnemers die al over het onderwerp hebben nagedacht
  • Informatie over waar je deelnemers echt mee zitten.
  • Deelnemers die er zin in hebben.
  • Deelnemers die in de ‘leerstand’ staan.
  • O ja, jij bent dus ook goed voorbereid.
  • Focus op wat de deelnemers echt nodig hebben.
  • Tijdwinst doordat je de theorie niet ter plekke uit hoeft te leggen.

Je eerste stap
talkinghead15052014_0000Kies een training uit die je regelmatig geeft. Bepaal welke informatie je van tevoren aan je deelnemers kunt sturen. Kun je er ook een video over maken? Doe dat dan. Mensen wennen alvast aan je stem, je gezicht en je benadering van het onderwerp. Dus maak een korte video waarin je de informatie kernachtig weergeeft. Met een smeuïg voorbeeld.

Veel plezier en succes!

Anneke Dekkers